Os escritórios compartilhados têm se tornado uma tendência cada vez mais adotada no mundo corporativo, seja por funcionários de empresas que trabalham remotamente, por pequenas empresas de um ou dois profissionais e até mesmo por startups que estão lançando seus negócios de base tecnológica.

Essa observação vem acompanhada de um estudo que mostra que oito em cada dez empresas já preferem os resultados e a produtividade de seus funcionários do que a mera presença deles dentro do escritório. Isso, sem dúvidas, pode ser considerado como uma certa modernização do setor.

No entanto, nem todo escritório compartilhado atende às necessidades de cada empresa, já que existem diferenças nos serviços prestados. Hoje, vamos falar da automação de escritórios compartilhados, um diferencial para quem busca mais do que utilizar um espaço para trabalhar. Confira!

Como funciona a automação de escritórios compartilhados

Todo ambiente corporativo é dotado de uma série de itens eletrônicos que têm como objetivo facilitar a vida de quem se utiliza de um escritório — computadores, ar-condicionado, impressoras, roteadores, sistemas de áudio e vídeo etc. Nesse contexto, a automação de escritórios compartilhados funciona como um otimizador para facilitar processos e melhorar a rotina dos funcionários.

Isso significa que a tecnologia atua de forma ativa para melhorar o ambiente corporativo, de modo geral — seja instaurando uma temperatura agradável no ambiente ou utilizando uma conexão em alta velocidade.

3 vantagens da automação de escritórios compartilhados

1. Segurança

Câmeras de monitoramento são uma das ferramentas que garantem que o uso de imagens possa ser usado para solucionar algum problema — como um roubo de equipamentos, por exemplo. Mas existem outras soluções que também visam garantir a segurança tanto do espaço físico como das pessoas que utilizam os escritórios compartilhados.

Podemos citar sensores de fumaça para identificar potenciais incêndios (possibilitando uma ação mais efetiva antes que um equipamento ou o prédio pegue fogo) ou mesmo sensores de presença para garantir maior controle sobre o trânsito de pessoas no ambiente.

2. Economia de energia e água

Sensores de movimento que funcionam como acionadores de energia elétrica podem ser uma solução para evitar que os escritórios fiquem horas com luzes e equipamentos ligados mesmo sem a presença de pessoas no seu interior.

Além disso, a automação de escritórios compartilhados pode ser usada para monitorar, por meio de um smartphone, como anda o consumo de energia elétrica e de água no local.

3. Controle de entrada e saída de pessoas

O controle de acesso automatizado pode ser uma excelente forma de otimização dos serviços de um escritório compartilhado. Por meio de um software, você pode automatizar praticamente todo o processo de recepção, por meio da identificação e da autorização do acesso de uma pessoa ao local.

Além desse controle, há também uma maior organização e maior praticidade no trabalho da secretaria e da recepção.

Por que utilizar a tecnologia a seu favor em um escritório compartilhado

Os escritórios compartilhados têm como característica a entrada e a saída frequente de pessoas. Para isso, eles precisam adotar mecanismos de segurança e organização funcionais. Sem dispositivos de controle de acesso, o local pode ficar vulnerável à entrada de pessoas, colocando em risco quem está trabalhando e, também, os equipamentos que existem ali.

Também devem ser levadas em consideração as formas de organização adotadas no espaço — como a reserva prévia de salas de reunião ou de espaços com sistema audiovisual para uma apresentação, por exemplo.

Por isso, é importante que o escritório compartilhado invista em ferramentas tecnológicas que otimizem esses processos e automatizem os serviços necessários.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre inovação e segurança para automação de escritórios compartilhados, conheça também algumas tecnologias responsáveis por aumentar a eficiência desses ambientes!