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Coworkings Autônomos: Reduza custos e tome decisões estratégicas

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abril 23, 2018

- Automação, Co-working, Tecnologia

A Tecnologia se inseriu em todos os setores das empresas atuais, desenvolvendo-se e sendo aplicada em cada vez mais áreas. Ao mesmo tempo que o desenvolvimento da inteligência artificial, junto à comunicação sem fio e à informação se tornaram alguns dos ativos mais valiosos das organizações disponíveis hoje e, por isso, precisam ser gerenciados com segurança e eficiência, afim de serem úteis aos processos internos e externos de coworkings autônomos em todo seu potencial. A incorporação da tecnologia permitiu o desenvolvimento de Coworkings autônomos, que realizam tarefas por conta própria ou são operados remotamente, pelo controle de acesso e identificação a distância, contribuindo na tomada de decisão nas organizações. Esses pequenos recursos fazem uma grande diferença, continue lendo o post para saber como se beneficiar de Coworkings autônomos.

O que possibilitou a existência de Coworkings Autônomos

Ao surgir durante a Guerra Fria, o objetivo da internet era circular informações internas dos exércitos entre os altos escalões. Hoje, ela esta presente tudo o que utilizamos, desde o celular até alguns eletrodomésticos. Seja recebendo e repassando informações para auxiliar no seu funcionamento ou para serem controlados remotamente. Quando os objetos passaram a portar microcomputadores e comunicarem-se através da Internet, a quantidade de informação gerada aumentou significativamente. Em um coworking autônomo, a utilização de tais objetos possibilitou obter informações de qualidade sobre seu espaço e seu público. Portanto a tecnologia revolucionou o processo de decisões nos coworkings, baseado-se agora na quantidade e qualidade das informação para decidir o rumo dos espaços.

Automação de processos e Redução de Custos

Outra grande contribuição da Internet para tornar possível a existência de Coworkings Autônomos foi a automação de processos rotineiros. Desde digitalização de documentos até criação de assinaturas eletrônicas, permitindo processos mais ágeis e dinâmicos, que liberta o capital humano para se dedicar aos objetivos estratégicos da organização. Os sistemas de controles de acesso, permitem realizar gestão do espaço e pessoas dentro do Coworking via mobile ou web. Possibilitando o controle sobre quais colaboradores estão acessando quais ambientes, de maneira mais segurança, moderna, rápida e autônoma.

Integração de cadeias produtivas

Cadeia produtiva é o conjunto das etapas que transformam os insumos em produto final, antes que ele chegue ao consumidor. É uma sucessão de operações integradas, que são realizadas por unidades interligadas entre si. No Coworking, a estrutura disponível é essencial, portanto a reposição de materiais é indispensável para o bom funcionamento do espaço. A automação, evita falta ou desperdício, pois o sistema acionará o fornecedor a quantidade necessária de material.

Tomada de decisão

O gestor com informações de qualidade à sua disposição e o gerenciamento do Coworking à mão, sem necessariamente estar no espaço físico ou diante de um computador. Pois a tecnologia atual possibilita realizar tudo isso em trânsito pelos dispositivos mobile ou web, tomando decisões estratégicas mais adequadas para seu Coworking Autonômo, com menor chance de erro e maior possibilidade de bons negócios. keep reading
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Gestão de coworking: 7 maneiras como reduzir custos

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abril 23, 2018

- Co-working, Gestão, Tecnologia

Um dos principais desafios enfrentados por administradores de Coworkings, se encontra na gestão do espaço compartilhado, de modo a encontrar o equilíbrio entre custo para manter o funcionamento e a qualidade dos serviços oferecidos. Por isso, a combinação entre economia colaborativa e tecnologia ajudará a reduzir custos e melhorar a experiência dos clientes. Os motivos para adotar soluções tecnológicas que facilitem processos de gestão são inúmeros. A oferta cada vez maior dessas tecnologias reflete uma tendência de mercado que visa a otimização. Muitas vezes, otimizar os processos internos da seu coworking pode refletir numa melhora na gestão do espaço, liberação da equipe dos processos mecânicos, maior agilidade nos processos, maior quantidade de dados coletados e processados e melhores tomadas de decisões para o negócio. Já a economia colaborativa é uma das tendências da atualidade que vem ganhando força. Muito disso é devido à tecnologia, elemento indispensável para a existência desse modelo. Permite unir demandas simultâneas de clientes e profissionais, aproximando pessoas, conectando desconhecidos com interesses e necessidades comuns, reduzindo os desperdícios. Continue lendo para conhecer formas de utilizar a economia colaborativa e a tecnologia para reduzir custos e gerir seu Coworking.

7 Maneiras para reduzir custos e melhorar a gestão no Coworking

1. Eliminação de processos manuais

Todo processo manual demanda tempo e pessoas, e ambos geram custo. Com o uso de softwares específicos, você pode reduzir o tempo gasto em determinadas atividades, alavancando a produtividade. Isto é, com o mesmo número de pessoas, é possível atender mais gente ou realizar mais tarefas no mesmo tempo. O que aumentará a produtividade do Coworking e auxiliará a reduzir os custos de operação. Por exemplo, em vez de manter o antigo processo de cadastro na recepção, que inclui, dependendo da hora e da demanda, longas filas, e pode alterar o humor do seu cliente antes mesmo de ele entrar na sua empresa, você pode adotar um sistema inteligente de cadastramento automático que realize essa etapa antes mesmo de o cliente chegar no prédio.

2. Gestão de espaços por meio do controle de fluxo de pessoas

Com o uso de câmeras (analógicas ou IP), e de um sistema dotado de inteligência artificial, você pode fazer a contagem de pessoas que entram e saem da sua sede, pode registrar o percurso que elas realizaram no recinto e ainda determinar o tempo médio de parada em determinados pontos geográficos. O sistema pode gerar relatórios gerenciais do fluxo de pessoas, com contagem total, por região, por data e hora, e estatísticas de preferência por zonas específicas. Se, por exemplo, deseja saber quando e onde ocorre o maior fluxo de pessoas no Coworking, esse sistema é ideal. É possível, também, verificar se corredores e acessos, por exemplo, para elevadores, estão congestionados em determinado horário, permitindo ao gestor identificar e tomar ações para lidar com este problema.

3. Observação como chave para identificar problemas

Um bom gestor sabe que é impossível ficar permanentemente de olho na sua equipe, mas um sistema de supervisão pode ajudá-lo a observar e entender como a seu coworking funciona, bem como identificar possíveis problemas que demandem soluções ágeis, como, por exemplo, realocar recursos para que os clientes tenham a estrutura necessária para realizar seus trabalhos. Através do uso de câmeras IP ou DVRs (Digital Video Recorders) conectados à internet, as imagens de todos os espaços físicos da empresa podem, além de gravadas, serem acessadas a qualquer hora e de qualquer lugar, através de um software de supervisão no seu smartphone ou notebook.

4. Elabore estratégias para aumentar a confiança entre os usuários

Em Coworkings, indivíduos que não necessariamente se conhecem podem compartilham serviços e ativos, por meio do pagamento de uma taxa para uso do espaço e sua infraestrutura. Para que essa relação se estabeleça, é fundamental que as partes confiem no processo. Essa questão surgiu com ainda mais relevância em 2016, quando os serviços que fazem parte do modelo de economia compartilhada passaram a adotar estratégias para aumentar a confiança. Exemplificando: o Uber exibe informações do motorista no aplicativo como número da placa, avaliação de outros usuários, foto e nome. Isso garante uma segurança a mais para quem está solicitando o serviço. É o conceito de confiança distribuída. Você pode adotar a mesma estratégia ou utilizar esquemas de senhas, autorização para compartilhamento de arquivos, etc.

5. Use ferramentas para gerenciar ativos e locais

Alguns serviços de economia compartilhada permitem gerenciar ativos e locais de forma mais simples, acabando com o problema de estarem distribuídos em regiões distintas. O AirBnb trabalha isso em sua essência, pois possibilita que pessoas em diferentes lugares do mundo coloquem suas residências à disposição para outros que desejam viajar. Em seu coworking, você pode adotar outros recursos. Por exemplo: disponibilizar um espaço na plataforma para que alguns serviços sejam realizados. Assim, uma pessoa pode disponibilizar seu serviço e em troca receber outro para sua empresa, conectando as empresas dentro da sua rede de coworkings. Outra facilidade é a possibilidade de participar de reuniões com remotamente ou atuar a distância, executando diversos tipos de trabalho.

6. Busque alternativas para reduzir os custos

Quem trabalha nesse modelo de economia deve buscar alternativas para reduzir os custos. Isso pode acontecer de diversas maneiras. Duas possibilidades são o acesso a diferentes plataformas e a realização de parcerias. Nos dois casos, a ideia é, por exemplo, não criar sua própria plataforma, mas utilizar as existentes. Se o foco para você não for a plataforma, a parceria pode ser relativa a outro recurso. Isso depende da sua necessidade e demanda. Um exemplo disso é a empresa americana que gerencia pedidos de delivery ChowNow. Optando por não criar uma plataforma própria, mas fazer uma parceria com o Uber para realizar entregas. Isso foi lucrativo para as duas partes e um meio de reduzir custos.

7. Ofereça atualização frequente para atender as demandas do público

Uma forma de manter o interesse dos usuários é atualizar seu Coworking conforme as demandas do público. É possível adotar formulários online, com espaço específico para feedback ou até oferecer atendimento por chat ou pelas redes sociais. Assim, manter-se informado das demandas do público e atualizado nos serviços ofertados no Coworking. Conhecendo as demandas, você pode fazer atualizações que atendam às necessidades. É claro que as solicitações devem ser filtradas e analisadas, porque nem tudo será válido. Mesmo assim, aproveite esse momento como um feedback e aproveite as ideias que surgirão, que podem resultar em práticas inovadoras.   Investir em tecnologia pode mudar a forma como a sua empresa gerencia os processos internos e, por consequência, seus clientes também serão afetados pelas mudanças. Ao agilizar a burocracia na hora da chegada, melhorar a disposição de salas ou mostruários de acordo com a real necessidade, são apenas algumas das melhorias que uma boa gestão de espaços pode proporcionar e que, invariavelmente, vão impactar o seu orçamento, reduzir custos ou ampliar os lucros. keep reading
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12 maneiras para otimizar seu Coworking e atrair Start-ups

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abril 23, 2018

- Co-working, Otimização

Acompanhando o movimento do freelancing e das start-ups, os escritórios compartilhados já estão presentes em praticamente todo o país, com mais de 370 Coworkings abertos e em pleno funcionamento. Em vista disso, o desenvolvimento de soluções tecnológicas para otimizar seu coworking cresce a cada dia, já que a diversidade dos serviços oferecidos é um fator determinante na hora de escolher um ambiente. Um Coworking deve proporcionar espaço de trabalho com propósito de trocar ideias e colaboração profissional entre pessoas de áreas distintas. Como tudo é feito em um mesmo lugar, esse modelo é também conhecido como “escritório compartilhado“. Com uma estrutura idealizada especialmente para o trabalho independente, o coworking é uma excelente opção a todos aqueles que atuam de forma autônoma, seja como freelancer ou empreendedor iniciante. Dito isso, vamos lhe apresentar, 12 maneiras para otimizar seu Coworking. Que serão úteis para melhorar seus serviços ofertados e se tornar referência nas soluções para coworkings. Continue a leitura para saber mais.  

Quais as melhores soluções para otimizar seu Coworking?

1. Serviço de recepção

Se, em instalações comuns e prédios em que funciona apenas um negócio, o serviço de recepção aos clientes já é de fundamental importância, imagine em um coworking, no qual os clientes de várias empresas são recepcionados! Portanto, oferecer um serviço de recepção com qualidade no atendimento pode ser o diferencial competitivo em um espaço de coworking. Uma boa saída seria utilizar um sistema de controle de acesso, para automatizar e digitalizar dados do fluxo de pessoas, que agiliza o acesso ao coworking e mantem a segurança dos usuários e do espaço.

2. Controle de acesso mobile

Para começar, informaremos que é possível utilizar os dispositivos móveis como uma “chave de acesso“, identificando e liberando a entrada dos usuários. Até mesmo, acessar sistemas de identificação e credenciamento de pessoas, para estabelecer restrições de acesso, inclusive acesso remoto. Além disso, essa ferramenta também possibilita o controle dos acessos, como:
  • bloquear ou liberar a entrada a certos locais por algum motivo específico. Isso pode ser feito de forma individual, ou seja, alguns colaboradores podem ter o acesso enquanto outros não;
  • monitorar quem entrou;
  • fiscalizar o tempo de permanência no local.
Um sistema de controle de acesso proporciona flexibilidade de hora e fornece dados para alcançar o máximo de eficiência operacional. Tanto os gestores quanto os usuários serão beneficiados, com a redução de custos e melhorias no espaço para otimizar seu Coworking.

3. Salas privativas para reuniões e evento

Salas privativas maiores podem ser oferecidas como opção para empresas que precisam acomodar um número maior de funcionários e não abrem mão da privacidade, apesar de terem optado pelo espaço compartilhado. Esse espaço é o coração de um coworking, por isso, deve ser um lugar bem decorado, arejado e espaçoso. Será ali que as empresas receberão seus clientes, colaboradores e parceiros de negócio. O ideal seria que o coworking dispusesse de duas salas para reuniões e eventos, com valores, dimensões e recursos distintos, embora, em ambas as opções, itens, como ar-condicionado, água, café expresso, móveis de bom gosto e boa infraestrutura para conectividade e audiovisual, sejam fundamentais. Esse serviço é vantajoso, pois entrega uma infraestrutura já preparada para o funcionamento pleno do negócio com preço acessível.

4. Controle de luminosidade

Para otimizar seu Coworking e reduzir os custos relacionados ao consumo de energia elétrica, uma ótima ideia consiste na instalação de um sistema que controle a luminosidade dos ambientes. Nesse sentido, a tecnologia será baseada em sensores de movimento, os quais ajustarão as luzes conforme as alterações de temperatura do local.

5. Wi-Fi eficiente

Por último, não poderíamos deixar de falar da importância de dispor uma Wi-Fi eficiente. Levando em consideração que os trabalhos realizados nos coworkings dependem da internet, é fundamental que se tenha o melhor serviço possível: deixar a desejar nesse aspecto pode fazer com que todos os outros se tornem irrelevantes.

 6. Serviços de telefonia

O serviço de telefonia em coworking é mais complexo pois deverá suportar várias ligações de forma ágil e eficiente. Por isso, uma excelente infraestrutura com um PABX de primeira linha é imprescindível para o bom funcionamento desse setor.

7. Serviços de impressão

As impressoras em coworkings precisam gerar, por meio de um sistema dedicado, dados precisos sobre o uso de cada empresa, de preferência, gerando relatórios dos gastos com impressão para cada cliente. Lembre-se: Evite as impressoras à jato de tinta, pois são lentas e não darão conta do volume de impressões.

8. Automação de tarefas

Não importa o ramo de atuação de sua empresa: há sempre tarefas do “mundo offline” que podem ser automatizadas, como a reposição de estoque e a manutenção de insumos de produção. Como resultados imediatos, haverá a redução da necessidade de mão de obra, maior conforto para gestores, redução de custos, ganhos de eficiência e maior comodidade para seus clientes.

9. Software para gestão

Com essas ferramentas, você poderá automatizar processos burocráticos para se dedicar com mais atenção ao suporte à sua comunidade e como otimizar seu Coworking. Esse software irá auxiliá-lo:
  • na construção do banco de dados cadastrais dos clientes;
  • na emissão de notas fiscais para os clientes, informes de faturamento e boletos;
  • na impressão de contratos de locação e serviços, vendas, etc.;
  • na gestão financeira e de dados de contadores.

10. ERPs

Outra solução bastante interessante e que pode trazer resultados positivos é o uso de ERPs (Enterprise Resource Planning)  é um sistema responsável por cuidar das operações de uma empresa, isso trará organização a seu espaço coworking e contribuirá para que se atinga o maximo de eficiência operacional possível. Para resumir, é um sistema que tem como objetivo organizar o trabalho numa empresa. Aqui, estamos falando de softwares que disponibilizam dados em tempo real, por exemplo.

11. Segurança da informação

Segurança da informação é outro aspecto imprescindível para o bom funcionamento em ambientes colaborativos. Afinal, se a privacidade e a proteção de dados da empresa (processos, produtos, propriedade intelectual, cadastros de clientes, etc.) já eram preocupações recorrentes, isso se torna ainda mais central quando objetos também estão ligados à rede. Aumenta-se a vulnerabilidade física de equipamentos, informações e meios de produção quando esses elementos estão conectados à rede e, como consequência, também podem estar sujeitos a hackers, espionagem industrial, entre outras ações não autorizadas. Por isso as empresas terão que se certificar ainda mais quanto à confiabilidade de profissionais e de produtos responsáveis pela instalação de hardware e software que sustenta a internet das coisas em seu Coworking.

12. Equipamentos de segurança

Aqui, o primeiro item a ser implantado é um sistema de câmeras de segurança que cubra todo o perímetro. Para a implementação eficiente de um sistema de monitoração em vídeo, certifique-se de não haver pontos cegos organizando sua mobília. Um sistema de controle de acesso por smartphones ou cartões inteligentes pode ser um grande diferencial no seu coworking. Essas tecnologias integram vários softwares de gestão de espaços disponíveis no mercado. Por meio deles, é possível monitorar quem entra e quem sai por meio de um sistema com banco de dados para a identificação de funcionários e visitantes. Além disso, um software de gestão de espaços conta com suporte à tecnologia mobile e possibilita o monitoramento remoto em tempo real e total controle do acesso.   De qualquer modo, essas são apenas algumas das soluções de como otimizar seu Coworking. O ponto a destacar é a necessidade de estar sempre em busca de melhorias.   keep reading
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Co-working, Conteúdo

7 serviços de coworking que você não conhecia

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novembro 22, 2017

- Co-working, Conteúdo

As possibilidades de oferta de serviços em um espaço de coworking são bastante amplas, não se limitando à locação de um espaço de trabalho compartilhado. Ao contrário, é preciso, nesse campo, oferecer uma experiência completa de comodidade ao cliente. Pensando nisso, resolvemos elencar aqui dicas sobre 7 serviços de coworking. Acompanhe!

1. Serviço de recepção

Se, em instalações comuns e prédios em que funciona apenas um negócio, o serviço de recepção aos clientes já é de fundamental importância, imagine em um coworking, no qual os clientes de várias empresas são recepcionados! Por isso, oferecer um serviço de recepção com qualidade no atendimento pode ser o seu diferencial competitivo em um espaço coworking. Uma boa saída seria utilizar um sistema de controle de acesso, para automatizar e digitalizar dados do fluxo de pessoas

2. Salas privativas

Salas privativas maiores podem ser oferecidas como uma opção para empresas que precisam acomodar um número maior de funcionários e não abrem mão da privacidade, apesar de terem optado pelo espaço compartilhado. Esse serviço é bastante vantajoso para as locatárias do espaço, pois entrega uma infraestrutura já preparada para o funcionamento pleno do negócio com um preço mais acessível.

3. Área para reuniões e eventos

Esse espaço é o coração de um coworking, por isso, deve ser um lugar bem decorado, arejado e espaçoso. Será ali que as empresas receberão seus clientes, colaboradores e parceiros de negócio. O ideal seria que o coworking dispusesse de duas salas para reuniões e eventos, com valores, dimensões e recursos distintos, embora, em ambas as opções, itens, como ar-condicionado, água, café expresso, móveis de bom gosto e boa infraestrutura para conectividade e audiovisual, sejam fundamentais.

 4. Serviços de telefonia

O serviço de telefonia em coworking é mais complexo pois deverá suportar várias ligações ao mesmo tempo de forma ágil e eficiente. Por isso, uma excelente infraestrutura com um PABX de primeira linha é imprescindível para o bom funcionamento desse setor.

5. Serviços de impressão

As impressoras em coworkings precisam gerar, por meio de um sistema dedicado, dados precisos sobre o uso de cada empresa, de preferência, gerando relatórios dos gastos com impressão para cada cliente. Além disso, lembre-se: corra das impressoras com sistema à jato de tinta, pois são lentas e não darão conta do volume de trabalhos em um coworking!

6. Software para gestão

Com uma ferramenta como essa, você poderá automatizar processos burocráticos para se dedicar com mais atenção ao suporte à sua comunidade. Esse software irá auxiliá-lo:
  • na construção do banco de dados cadastrais das empresas;
  • na emissão de notas fiscais para os clientes, informes de faturamento e boletos;
  • na gestão de bancos de dados com demandas de RH;
  • na impressão de contratos de locação e serviços, vendas, etc.;
  • na gestão financeira e de dados de contadores.

7. Equipamentos de segurança

Aqui, o primeiro item a ser implantado é um sistema de câmeras de segurança que cubra todo o perímetro. Para a implementação eficiente de um sistema de monitoração em vídeo, certifique-se de não haver pontos cegos organizando sua mobília. Um sistema de controle de acesso por smartphones ou a cartões inteligentes pode ser um grande diferencial no serviço de seu coworking. Essas tecnologias integram vários softwares de gestão de espaços disponíveis no mercado. Por meio deles, é possível monitorar quem entra e quem sai por meio de um sistema com banco de dados para a identificação de funcionários e visitantes. Além disso, um software de gestão de espaços conta com suporte à tecnologia mobile e possibilita o monitoramento remoto em tempo real e total controle do acesso. Viu como há diversos serviços de coworking que podem ser o grande diferencial para uma empresa desse segmento? Para continuar se informando sobre esse tema, conheça também 4 soluções tecnológicas para coworking.  
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Co-working, Tecnologia

Conheça 4 soluções tecnológicas para o coworking

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agosto 2, 2017

- Co-working, Tecnologia

Acompanhando o movimento do freelancing e das start-ups, os escritórios compartilhados já estão presentes em praticamente todo o país, com mais de 370 espaços abertos e em pleno funcionamento. Em vista disso, o desenvolvimento de soluções tecnológicas para o coworking cresce a cada dia, já que a diversidade dos serviços oferecidos é um fator determinante no que diz respeito à escolha do ambiente.

O que é coworking?

Antes de mais nada, é importante esclarecer o conceito por trás do coworking. Basicamente, trata-se de uma metodologia de trabalho que tem como propósito a troca de ideias e a colaboração profissional entre pessoas de áreas distintas. Como tudo é feito em um mesmo lugar, esse modelo é também conhecido como “escritório compartilhado“. Com uma estrutura idealizada especialmente para o trabalho independente, o coworking é uma excelente opção a todos aqueles que atuam de forma autônoma, seja como freelancer ou empreendedor iniciante, por exemplo. Dito isso, vamos lhe apresentar, agora, 4 soluções tecnológicas para o coworking que podem ser muito úteis para todo e qualquer ambiente organizacional. Continue a leitura e confira!

Quais as melhores soluções tecnológicas para o coworking?

1. Controle de acesso mobile

Para começar, falaremos um pouco das Smart Locks, que permitem utilizar os dispositivos móveis como uma “chave de acesso“, identificando e liberando a entrada dos usuários. Além disso, essa ferramenta também possibilita o controle dos acessos, como:
  • bloquear ou liberar a entrada a certos locais por algum motivo específico. Isso pode ser feito de forma individual, ou seja, alguns colaboradores podem ter o acesso enquanto outros não;
  • monitorar quem entrou;
  • fiscalizar o tempo de permanência no local.
Em resumo, um sistema de controle de acesso mobile te dá flexibilidade de horas, tanto para os gestores quanto para os usuários e fornece dados para que se alcance o máximo de eficiência operacional. Tanto os gestores quanto os usuários serão beneficiados, com redução de custos e melhorias nos espaços.

2. ERPs

Outra solução bastante interessante e que pode trazer resultados positivos é o uso de ERPs (Enterprise Resource Planning)  é um sistema responsável por cuidar das operações de uma empresa, isso trará organização a seu espaço coworking e contribuirá para que se atinga o maximo de eficiência operacional possivel. Para resumir, é um sistema que tem como objetivo organizar o trabalho numa empresa. Aqui, estamos falando de softwares que disponibilizam dados em tempo real, por exemplo.

3. Controle de luminosidade

Para reduzir os custos relacionados ao consumo de energia elétrica, uma ótima ideia consiste na instalação de um sistema que controle a luminosidade dos ambientes. Nesse sentido, a tecnologia será baseada em sensores de movimento, os quais ajustarão as luzes conforme as alterações de temperatura do local.

4. Wi-Fi eficiente

Por último, não poderíamos deixar de falar da importância de dispor uma Wi-Fi eficiente. Levando em consideração que os trabalhos realizados nos coworkings dependem da internet, é fundamental que se tenha o melhor serviço possível: deixar a desejar nesse aspecto pode fazer com que todos os outros se tornem irrelevantes. De qualquer modo, essas são apenas algumas das soluções tecnológicas para o coworking. O ponto a destacar é a necessidade de estar sempre em busca de melhorias. O que achou do nosso artigo sobre soluções tecnológicas para o coworking? Gostou? Então assine a nossa newsletter agora mesmo e receba os melhores conteúdos diretamente em seu e-mail!  
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Co-working, Conteúdo

Conheça 4 erros que comprometem a segurança de um condomínio

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maio 22, 2017

- Co-working, Conteúdo

Nos dias atuais, em especial nos grandes centros urbanos, a violência chega a níveis alarmantes. Tendo em vista esse cenário complicado — até mesmo ao pensar na segurança de condomínio, um espaço tradicionalmente mais seguro para moradia — é preciso investir em medidas eficazes para eliminar a incidência de assaltos. Esses roubos são, na imensa maioria das vezes, resultado de falhas no sistema de segurança adotado pela administração dos condomínios. Pensando nisso, resolvemos, neste post, elencar os 4 principais erros que comprometem a segurança de um condomínio. Acompanhe!

1. Foco somente na redução de custos

O que acontece, muito comumente, no setor de segurança de condomínios é a terceirização do serviço. É precisamente nessa hora que uma decisão acertada deve vir da administração: ao escolher uma empresa para prestar serviços de segurança, a busca deve ser, em primeiro lugar, por qualidade, não apenas pelo menor custo. O despreparo da empresa contratada representa alto risco ao patrimônio dos condôminos. Uma consequência imediata de uma má escolha na contração de equipes de segurança são problemas com funcionários. Algumas empresas nem ao menos checam seus antecedentes criminais, o que pode resultar na presença de pessoas com intenções criminosas com acesso irrestrito às dependências do condomínio. Um contrato de baixíssimo custo para a administração do condomínio significará que salários menos dignos são repassados aos funcionários terceirizados da segurança. Isso ocasiona a alta rotatividade e, consequentemente, uma contingência de novatos. Estes, não estando familiarizados com as particularidades do local, podem comprometer a eficiência da rotina de operações de segurança.

2. Planejamento ineficiente da estrutura

Condomínios mais antigos foram construídos em um período em que os problemas de segurança não eram tão graves. Por isso, sua estrutura é inerentemente inadequada aos desafios atuais nessa área e precisa, por isso, ser revista. Já alguns condomínios novos são elaborados com base em projetos arquitetônicos que privilegiam a estética dos prédios em detrimento da infraestrutura de segurança indispensável, que são: portões resistentes, guaritas com amplo campo de visão, muros altos, etc. Em alguns prédios, por exemplo, o porteiro tem uma visibilidade precária da portaria, há ausência de guaritas e os muros são facilmente escaláveis. Essas são sérias falhas na estrutura de segurança de condomínios muito comuns e que devem ser evitadas. Felizmente, há empresas que prestam consultoria no que se refere especificamente aos aspectos de segurança dos projetos de novos condomínios. Falhas no projeto também podem ser sanadas com reformas que visem aprimoramentos na segurança.

3. Segurança eletrônica precária

Para contar com segurança eletrônica eficiente e de qualidade, faz-se necessário instalar bons equipamentos, dar manutenção adequada a eles e treinar bem sua equipe para manejá-los. Em diversos condomínios, verificam-se falhas nesses três pré-requisitos. Em um sistema moderno de segurança condominial não devem faltar os seguintes itens:
  • câmeras e sistemas de alarmes, de preferência com opção de monitoramento remoto. É essencial que se cubra com elas todo o perímetro do condomínio;
  • cercas elétricas e sensores infravermelhos para inibir tentativas de invasão;
  • sistema de controle de pedestres e veículos para controlar circulação de moradores e prestadores de serviço no perímetro.

4. Descuido com os procedimentos de segurança

Muitas vezes, após a implantação, não se consegue estabelecer uma efetiva rotina de procedimentos de segurança no condomínio. Uma forma eficaz de evitar que isso ocorra é incorporar as medidas de segurança ao regulamento interno, formalizando e validando os procedimentos adotados. Outra questão é que não apenas funcionários, mas moradores e fornecedores devem estar familiarizados com as regras. Medidas punitivas com vistas a diminuir o descumprimento das normas de segurança também costumam ser eficientes. Viu como é importante zelar pela qualidade dos serviços em segurança de condomínio? Tem algo a acrescentar? Deixe seu comentário abaixo!  
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Automação, Co-working, Conteúdo

Automação de escritórios compartilhados: inovação e segurança para o coworking

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abril 27, 2017

- Automação, Co-working, Conteúdo

Os escritórios compartilhados têm se tornado uma tendência cada vez mais adotada no mundo corporativo, seja por funcionários de empresas que trabalham remotamente, por pequenas empresas de um ou dois profissionais e até mesmo por startups que estão lançando seus negócios de base tecnológica. Essa observação vem acompanhada de um estudo que mostra que oito em cada dez empresas já preferem os resultados e a produtividade de seus funcionários do que a mera presença deles dentro do escritório. Isso, sem dúvidas, pode ser considerado como uma certa modernização do setor. No entanto, nem todo escritório compartilhado atende às necessidades de cada empresa, já que existem diferenças nos serviços prestados. Hoje, vamos falar da automação de escritórios compartilhados, um diferencial para quem busca mais do que utilizar um espaço para trabalhar. Confira!

Como funciona a automação de escritórios compartilhados

Todo ambiente corporativo é dotado de uma série de itens eletrônicos que têm como objetivo facilitar a vida de quem se utiliza de um escritório — computadores, ar-condicionado, impressoras, roteadores, sistemas de áudio e vídeo etc. Nesse contexto, a automação de escritórios compartilhados funciona como um otimizador para facilitar processos e melhorar a rotina dos funcionários. Isso significa que a tecnologia atua de forma ativa para melhorar o ambiente corporativo, de modo geral — seja instaurando uma temperatura agradável no ambiente ou utilizando uma conexão em alta velocidade.

3 vantagens da automação de escritórios compartilhados

1. Segurança

Câmeras de monitoramento são uma das ferramentas que garantem que o uso de imagens possa ser usado para solucionar algum problema — como um roubo de equipamentos, por exemplo. Mas existem outras soluções que também visam garantir a segurança tanto do espaço físico como das pessoas que utilizam os escritórios compartilhados. Podemos citar sensores de fumaça para identificar potenciais incêndios (possibilitando uma ação mais efetiva antes que um equipamento ou o prédio pegue fogo) ou mesmo sensores de presença para garantir maior controle sobre o trânsito de pessoas no ambiente.

2. Economia de energia e água

Sensores de movimento que funcionam como acionadores de energia elétrica podem ser uma solução para evitar que os escritórios fiquem horas com luzes e equipamentos ligados mesmo sem a presença de pessoas no seu interior. Além disso, a automação de escritórios compartilhados pode ser usada para monitorar, por meio de um smartphone, como anda o consumo de energia elétrica e de água no local.

3. Controle de entrada e saída de pessoas

O controle de acesso automatizado pode ser uma excelente forma de otimização dos serviços de um escritório compartilhado. Por meio de um sistema de controle de acesso, você pode automatizar praticamente todo o processo de recepção, por meio da identificação e da autorização do acesso de uma pessoa ao local. Além desse controle deixar seu espaço com uma maior flexibilidade de horários e automatizar processo há também uma maior organização e maior praticidade no trabalho da secretaria e da recepção.

Por que utilizar a tecnologia a seu favor em um escritório compartilhado

Os escritórios compartilhados têm como característica a entrada e a saída frequente de pessoas. Para isso, eles precisam adotar mecanismos de segurança e organização funcionais. Sem dispositivos de controle de acesso, o local pode ficar vulnerável à entrada de pessoas, colocando em risco quem está trabalhando e, também, os equipamentos que existem ali. Também devem ser levadas em consideração as formas de organização adotadas no espaço — como a reserva prévia de salas de reunião ou de espaços com sistema audiovisual para uma apresentação, por exemplo. Por isso, é importante que o escritório compartilhado invista em ferramentas tecnológicas que otimizem esses processos e automatizem os serviços necessários. Agora que você já sabe um pouco mais sobre inovação e segurança para automação de escritórios compartilhados, conheça também algumas tecnologias responsáveis por aumentar a eficiência desses ambientes!  
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Co-working, Conteúdo

Coworkings: o futuro do trabalho é colaborativo

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dezembro 5, 2016

- Co-working, Conteúdo

A economia e o trabalho colaborativo são assuntos que estão em alta no momento. Afinal, esse tipo de negócio tem se tornado cada vez mais comum e muito utilizado pelas pessoas. A Airbnb se tornou referência para aluguéis de casas e apartamentos por temporada; o Uber revolucionou a forma como as pessoas podem contratar um serviço de transporte; e o próprio Facebook e demais mídias sociais permitiram que as pessoas produzissem conteúdo e se tornassem fonte de informação, que antes era de poder apenas dos grandes conglomerados de mídia do país. Dentro desse contexto de trabalho colaborativo, um setor que vem crescendo muito é o de coworkings, que nada mais são do que escritórios compartilhados por profissionais. Continue lendo e conheça mais sobre esse modelo de escritório.

Como funcionam os coworkings?

Os coworkings são espaços, geralmente mobiliados e equipados com computadores, telefones e demais ferramentas comuns de um escritório, que podem ser locados por profissionais de qualquer área que desejam ter um endereço fixo para receber seus clientes e realizar o seu trabalho, porém sem ter muitos gastos com isso. Nos coworkings, os profissionais compartilham os espaços, por um investimento mais em conta do que se fossem alugar uma sala comercial em um edifício comercial, por exemplo. Apesar de todos no coworking compartilharem os espaços, é possível, também, ter conversas privadas e fazer ações sigilosas, pois geralmente o escritório é dividido em ilhas ou áreas.

Qual é a realidade dos coworkings no Brasil?

Se você ainda resiste a adotar o modelo de coworking para o seu negócio, precisa rever os seus pensamentos, pois o trabalho colaborativo é uma tendência que só deve crescer nos próximos anos. Prova disso é a pesquisa realizada em 2015 pelo blog Ekonomio, que comprovou o aumento considerável do uso de coworkings desde 2007, ano em que o primeiro escritório compartilhado foi inaugurado no Brasil. Na época da pesquisa, já existiam 238 espaços no Brasil, sendo os estados de São Paulo, Minas Gerais e Rio de Janeiro os que mais têm adotado a prática.

Quais os benefícios que um coworking pode trazer para o meu negócio?

Além de diminuir os gastos com aluguel, conta de telefone, energia elétrica, água, entre outros, o coworking pode trazer benefícios como a prática de networking com clientes de seus colegas de escritório. Imagine que você é um publicitário freelancer, por exemplo, e divide o escritório com um advogado do setor empresarial. Certamente os clientes desse colega são donos de empresas que podem contratar os seus serviços. Da mesma forma, os seus clientes podem conhecer o colega advogado e contratá-lo para alguma questão jurídica que precisem resolver. Conseguiu entender porque o coworking é o futuro do trabalho corporativo? Agora você já sabe como economizar e ainda ter muitos outros benefícios trabalhando em um escritório compartilhado. Sabe o que mais vem revolucionando o ambiente de trabalho? É a internet das coisas! Quer entender melhor sobre isso? Clique aqui e tenha acesso ao texto que mostra como os objetos estão se tornando cada vez mais conectados!  
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