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Gestão administrativa: o passo a passo para a otimização

fevereiro 17, 2017

A gestão administrativa vem evoluindo no sentido de desenvolver ferramentas adequadas para o melhor cumprimento das rotinas nas organizações. Em um mundo sufocado por informações novas a cada segundo, a sensação de falta de tempo é cada vez maior. A rotina diária vem refletindo isso: falta tempo para realizar as tarefas do dia a dia, sacrificando os objetivos pessoais e profissionais. Mas, com o auxílio da tecnologia, isso está prestes a mudar. Os funcionários de 20 ou 30 anos atrás perdiam muito tempo envolvidos em papelada, cópias de documentos, controle de ponto manual e várias outras atividades que, hoje, podem ser realizadas com auxílio da tecnologia. Veja abaixo como você pode colocar a sua empresa no rumo das soluções tecnológicas para uma melhor gestão administrativa:

4 novidades na gestão administrativa

1. Agendamento de reuniões

Agendar uma reunião, principalmente quando envolve muitas pessoas, é uma atividade trabalhosa e que toma muito tempo. É preciso coordenar os horários de todos os participantes, verificar um local que atenda a todos e cuidar das necessidades de remarcações que ocorrem a todo o momento. E tudo isso ocorre ao mesmo tempo em que é necessário preparar o material que será apresentado e debatido — o que deveria ser a sua preocupação principal, não é mesmo? Hoje em dia, todo esse trabalho operacional pode ser realizado com a ajuda de softwares que fazem a gestão das salas de reunião e cuidam dos convites aos participantes.Um exemplo atual é o Doodle, que realiza a gestão de horários de reuniões, evitando conflitos e encontrando as melhores soluções para os envolvidos. Assim você pode permanecer focado no produto principal, deixando as tarefas rotineiras a cargo da tecnologia.

2. Eliminação de processos manuais

Processos rotineiros realizados na empresa devem ser automatizados o mais rápido possível. Hoje em dia, a TI é capaz de criar soluções para praticamente todos os trabalhos manuais realizados pelos seus funcionários. Acesso de clientes e fornecedores ao seu escritório, digitalização de documentos e gestão de correspondências são apenas alguns dos exemplos de atividades que podem ser automatizadas. Eliminando processos manuais você reduz custos e ainda libera seus funcionários para trabalharem com foco nos objetivos estratégicos da empresa. Para automatizar seus processos você pode contar com os aplicativos Magikey, Trello e IFTTT, que trazem diversas funcionalidades.

3. Acesso de colaboradores

Se a sua empresa possui muitas salas e ambientes com acesso restrito, que precisam ficar trancadas, está na hora de adotar um sistema de biometria ou de controle de acesso pelo Smartphone. Ambos os sistemas dispensam a necessidade do controle e uso de chaves físicas e possibilitam que você tenha um maior conhecimento de quem acessa os ambientes, quando se deram os acessos e por quanto tempo o colaborador esteve no ambiente. É mais segurança, eficiência e modernidade para a sua empresa.

4. Sensores de presença e temperatura

Esqueça interruptores de luz e do ar-condicionado. Atualmente você pode substituí-los por sensores que captam a presença de pessoas no ambiente e medem a temperatura. Para a luz, o sensor detecta a movimentação no ambiente e aciona a quantidade suficiente de luzes, gerando economia e conforto para os funcionários. Já com relação ao ar-condicionado, você acaba com a disputa eterna entre funcionários que sentem frio versus os que sentem calor. A partir de uma temperatura pré-programada, o equipamento é acionado e desligado quando o ambiente é estabilizado de acordo com o que foi planejado. Quer saber mais sobre como otimizar a gestão administrativa com auxílio da tecnologia? Então curta a nossa página no Facebook!