Co-working, Otimização
12 maneiras para otimizar seu Coworking e atrair Start-ups
Acompanhando o movimento do freelancing e das start-ups, os escritórios compartilhados já estão presentes em praticamente todo o país, com mais de 370 Coworkings abertos e em pleno funcionamento. Em vista disso, o desenvolvimento de soluções tecnológicas para otimizar seu coworking cresce a cada dia, já que a diversidade dos serviços oferecidos é um fator determinante na hora de escolher um ambiente. Um Coworking deve proporcionar espaço de trabalho com propósito de trocar ideias e colaboração profissional entre pessoas de áreas distintas. Como tudo é feito em um mesmo lugar, esse modelo é também conhecido como “escritório compartilhado“. Com uma estrutura idealizada especialmente para o trabalho independente, o coworking é uma excelente opção a todos aqueles que atuam de forma autônoma, seja como freelancer ou empreendedor iniciante. Dito isso, vamos lhe apresentar, 12 maneiras para otimizar seu Coworking. Que serão úteis para melhorar seus serviços ofertados e se tornar referência nas soluções para coworkings. Continue a leitura para saber mais.
Uma das maneiras de otimizar seu Coworking é pela diversidade de serviços e tecnologia oferecidos
Quais as melhores soluções para otimizar seu Coworking?
1. Serviço de recepção
Se, em instalações comuns e prédios em que funciona apenas um negócio, o serviço de recepção aos clientes já é de fundamental importância, imagine em um coworking, no qual os clientes de várias empresas são recepcionados! Portanto, oferecer um serviço de recepção com qualidade no atendimento pode ser o diferencial competitivo em um espaço de coworking. Uma boa saída seria utilizar um sistema de controle de acesso, para automatizar e digitalizar dados do fluxo de pessoas, que agiliza o acesso ao coworking e mantem a segurança dos usuários e do espaço.2. Controle de acesso mobile
Para começar, informaremos que é possível utilizar os dispositivos móveis como uma “chave de acesso“, identificando e liberando a entrada dos usuários. Até mesmo, acessar sistemas de identificação e credenciamento de pessoas, para estabelecer restrições de acesso, inclusive acesso remoto. Além disso, essa ferramenta também possibilita o controle dos acessos, como:- bloquear ou liberar a entrada a certos locais por algum motivo específico. Isso pode ser feito de forma individual, ou seja, alguns colaboradores podem ter o acesso enquanto outros não;
- monitorar quem entrou;
- fiscalizar o tempo de permanência no local.
3. Salas privativas para reuniões e evento
Salas privativas maiores podem ser oferecidas como opção para empresas que precisam acomodar um número maior de funcionários e não abrem mão da privacidade, apesar de terem optado pelo espaço compartilhado. Esse espaço é o coração de um coworking, por isso, deve ser um lugar bem decorado, arejado e espaçoso. Será ali que as empresas receberão seus clientes, colaboradores e parceiros de negócio. O ideal seria que o coworking dispusesse de duas salas para reuniões e eventos, com valores, dimensões e recursos distintos, embora, em ambas as opções, itens, como ar-condicionado, água, café expresso, móveis de bom gosto e boa infraestrutura para conectividade e audiovisual, sejam fundamentais. Esse serviço é vantajoso, pois entrega uma infraestrutura já preparada para o funcionamento pleno do negócio com preço acessível.4. Controle de luminosidade
Para otimizar seu Coworking e reduzir os custos relacionados ao consumo de energia elétrica, uma ótima ideia consiste na instalação de um sistema que controle a luminosidade dos ambientes. Nesse sentido, a tecnologia será baseada em sensores de movimento, os quais ajustarão as luzes conforme as alterações de temperatura do local.5. Wi-Fi eficiente
Por último, não poderíamos deixar de falar da importância de dispor uma Wi-Fi eficiente. Levando em consideração que os trabalhos realizados nos coworkings dependem da internet, é fundamental que se tenha o melhor serviço possível: deixar a desejar nesse aspecto pode fazer com que todos os outros se tornem irrelevantes.6. Serviços de telefonia
O serviço de telefonia em coworking é mais complexo pois deverá suportar várias ligações de forma ágil e eficiente. Por isso, uma excelente infraestrutura com um PABX de primeira linha é imprescindível para o bom funcionamento desse setor.7. Serviços de impressão
As impressoras em coworkings precisam gerar, por meio de um sistema dedicado, dados precisos sobre o uso de cada empresa, de preferência, gerando relatórios dos gastos com impressão para cada cliente. Lembre-se: Evite as impressoras à jato de tinta, pois são lentas e não darão conta do volume de impressões.8. Automação de tarefas
Não importa o ramo de atuação de sua empresa: há sempre tarefas do “mundo offline” que podem ser automatizadas, como a reposição de estoque e a manutenção de insumos de produção. Como resultados imediatos, haverá a redução da necessidade de mão de obra, maior conforto para gestores, redução de custos, ganhos de eficiência e maior comodidade para seus clientes.9. Software para gestão
Com essas ferramentas, você poderá automatizar processos burocráticos para se dedicar com mais atenção ao suporte à sua comunidade e como otimizar seu Coworking. Esse software irá auxiliá-lo:- na construção do banco de dados cadastrais dos clientes;
- na emissão de notas fiscais para os clientes, informes de faturamento e boletos;
- na impressão de contratos de locação e serviços, vendas, etc.;
- na gestão financeira e de dados de contadores.