A Tecnologia se inseriu em todos os setores das empresas atuais, desenvolvendo-se e sendo aplicada em cada vez mais áreas. Ao mesmo tempo que o desenvolvimento da inteligência artificial, junto à comunicação sem fio e à informação se tornaram alguns dos ativos mais valiosos das organizações disponíveis hoje e, por isso, precisam ser gerenciados com segurança e eficiência, afim de serem úteis aos processos internos e externos de coworkings autônomos em todo seu potencial. A incorporação da tecnologia permitiu o desenvolvimento de Coworkings autônomos, que realizam tarefas por conta própria ou são operados remotamente, pelo controle de acesso e identificação a distância, contribuindo na tomada de decisão nas organizações. Esses pequenos recursos fazem uma grande diferença, continue lendo o post para saber como se beneficiar de Coworkings autônomos.

O que possibilitou a existência de Coworkings Autônomos

Ao surgir durante a Guerra Fria, o objetivo da internet era circular informações internas dos exércitos entre os altos escalões. Hoje, ela esta presente tudo o que utilizamos, desde o celular até alguns eletrodomésticos. Seja recebendo e repassando informações para auxiliar no seu funcionamento ou para serem controlados remotamente. Quando os objetos passaram a portar microcomputadores e comunicarem-se através da Internet, a quantidade de informação gerada aumentou significativamente. Em um coworking autônomo, a utilização de tais objetos possibilitou obter informações de qualidade sobre seu espaço e seu público. Portanto a tecnologia revolucionou o processo de decisões nos coworkings, baseado-se agora na quantidade e qualidade das informação para decidir o rumo dos espaços.

Automação de processos e Redução de Custos

Outra grande contribuição da Internet para tornar possível a existência de Coworkings Autônomos foi a automação de processos rotineiros. Desde digitalização de documentos até criação de assinaturas eletrônicas, permitindo processos mais ágeis e dinâmicos, que liberta o capital humano para se dedicar aos objetivos estratégicos da organização. Os sistemas de controles de acesso, permitem realizar gestão do espaço e pessoas dentro do Coworking via mobile ou web. Possibilitando o controle sobre quais colaboradores estão acessando quais ambientes, de maneira mais segurança, moderna, rápida e autônoma.

Integração de cadeias produtivas

Cadeia produtiva é o conjunto das etapas que transformam os insumos em produto final, antes que ele chegue ao consumidor. É uma sucessão de operações integradas, que são realizadas por unidades interligadas entre si. No Coworking, a estrutura disponível é essencial, portanto a reposição de materiais é indispensável para o bom funcionamento do espaço. A automação, evita falta ou desperdício, pois o sistema acionará o fornecedor a quantidade necessária de material.

Tomada de decisão

O gestor com informações de qualidade à sua disposição e o gerenciamento do Coworking à mão, sem necessariamente estar no espaço físico ou diante de um computador. Pois a tecnologia atual possibilita realizar tudo isso em trânsito pelos dispositivos mobile ou web, tomando decisões estratégicas mais adequadas para seu Coworking Autonômo, com menor chance de erro e maior possibilidade de bons negócios. keep reading

Gestão de coworking: 7 maneiras como reduzir custos

By Fernando Seiki on

abril 23, 2018

- Co-working, Gestão, Tecnologia

Um dos principais desafios enfrentados por administradores de Coworkings, se encontra na gestão do espaço compartilhado, de modo a encontrar o equilíbrio entre custo para manter o funcionamento e a qualidade dos serviços oferecidos. Por isso, a combinação entre economia colaborativa e tecnologia ajudará a reduzir custos e melhorar a experiência dos clientes. Os motivos para adotar soluções tecnológicas que facilitem processos de gestão são inúmeros. A oferta cada vez maior dessas tecnologias reflete uma tendência de mercado que visa a otimização. Muitas vezes, otimizar os processos internos da seu coworking pode refletir numa melhora na gestão do espaço, liberação da equipe dos processos mecânicos, maior agilidade nos processos, maior quantidade de dados coletados e processados e melhores tomadas de decisões para o negócio. Já a economia colaborativa é uma das tendências da atualidade que vem ganhando força. Muito disso é devido à tecnologia, elemento indispensável para a existência desse modelo. Permite unir demandas simultâneas de clientes e profissionais, aproximando pessoas, conectando desconhecidos com interesses e necessidades comuns, reduzindo os desperdícios. Continue lendo para conhecer formas de utilizar a economia colaborativa e a tecnologia para reduzir custos e gerir seu Coworking.

7 Maneiras para reduzir custos e melhorar a gestão no Coworking

1. Eliminação de processos manuais

Todo processo manual demanda tempo e pessoas, e ambos geram custo. Com o uso de softwares específicos, você pode reduzir o tempo gasto em determinadas atividades, alavancando a produtividade. Isto é, com o mesmo número de pessoas, é possível atender mais gente ou realizar mais tarefas no mesmo tempo. O que aumentará a produtividade do Coworking e auxiliará a reduzir os custos de operação. Por exemplo, em vez de manter o antigo processo de cadastro na recepção, que inclui, dependendo da hora e da demanda, longas filas, e pode alterar o humor do seu cliente antes mesmo de ele entrar na sua empresa, você pode adotar um sistema inteligente de cadastramento automático que realize essa etapa antes mesmo de o cliente chegar no prédio.

2. Gestão de espaços por meio do controle de fluxo de pessoas

Com o uso de câmeras (analógicas ou IP), e de um sistema dotado de inteligência artificial, você pode fazer a contagem de pessoas que entram e saem da sua sede, pode registrar o percurso que elas realizaram no recinto e ainda determinar o tempo médio de parada em determinados pontos geográficos. O sistema pode gerar relatórios gerenciais do fluxo de pessoas, com contagem total, por região, por data e hora, e estatísticas de preferência por zonas específicas. Se, por exemplo, deseja saber quando e onde ocorre o maior fluxo de pessoas no Coworking, esse sistema é ideal. É possível, também, verificar se corredores e acessos, por exemplo, para elevadores, estão congestionados em determinado horário, permitindo ao gestor identificar e tomar ações para lidar com este problema.

3. Observação como chave para identificar problemas

Um bom gestor sabe que é impossível ficar permanentemente de olho na sua equipe, mas um sistema de supervisão pode ajudá-lo a observar e entender como a seu coworking funciona, bem como identificar possíveis problemas que demandem soluções ágeis, como, por exemplo, realocar recursos para que os clientes tenham a estrutura necessária para realizar seus trabalhos. Através do uso de câmeras IP ou DVRs (Digital Video Recorders) conectados à internet, as imagens de todos os espaços físicos da empresa podem, além de gravadas, serem acessadas a qualquer hora e de qualquer lugar, através de um software de supervisão no seu smartphone ou notebook.

4. Elabore estratégias para aumentar a confiança entre os usuários

Em Coworkings, indivíduos que não necessariamente se conhecem podem compartilham serviços e ativos, por meio do pagamento de uma taxa para uso do espaço e sua infraestrutura. Para que essa relação se estabeleça, é fundamental que as partes confiem no processo. Essa questão surgiu com ainda mais relevância em 2016, quando os serviços que fazem parte do modelo de economia compartilhada passaram a adotar estratégias para aumentar a confiança. Exemplificando: o Uber exibe informações do motorista no aplicativo como número da placa, avaliação de outros usuários, foto e nome. Isso garante uma segurança a mais para quem está solicitando o serviço. É o conceito de confiança distribuída. Você pode adotar a mesma estratégia ou utilizar esquemas de senhas, autorização para compartilhamento de arquivos, etc.

5. Use ferramentas para gerenciar ativos e locais

Alguns serviços de economia compartilhada permitem gerenciar ativos e locais de forma mais simples, acabando com o problema de estarem distribuídos em regiões distintas. O AirBnb trabalha isso em sua essência, pois possibilita que pessoas em diferentes lugares do mundo coloquem suas residências à disposição para outros que desejam viajar. Em seu coworking, você pode adotar outros recursos. Por exemplo: disponibilizar um espaço na plataforma para que alguns serviços sejam realizados. Assim, uma pessoa pode disponibilizar seu serviço e em troca receber outro para sua empresa, conectando as empresas dentro da sua rede de coworkings. Outra facilidade é a possibilidade de participar de reuniões com remotamente ou atuar a distância, executando diversos tipos de trabalho.

6. Busque alternativas para reduzir os custos

Quem trabalha nesse modelo de economia deve buscar alternativas para reduzir os custos. Isso pode acontecer de diversas maneiras. Duas possibilidades são o acesso a diferentes plataformas e a realização de parcerias. Nos dois casos, a ideia é, por exemplo, não criar sua própria plataforma, mas utilizar as existentes. Se o foco para você não for a plataforma, a parceria pode ser relativa a outro recurso. Isso depende da sua necessidade e demanda. Um exemplo disso é a empresa americana que gerencia pedidos de delivery ChowNow. Optando por não criar uma plataforma própria, mas fazer uma parceria com o Uber para realizar entregas. Isso foi lucrativo para as duas partes e um meio de reduzir custos.

7. Ofereça atualização frequente para atender as demandas do público

Uma forma de manter o interesse dos usuários é atualizar seu Coworking conforme as demandas do público. É possível adotar formulários online, com espaço específico para feedback ou até oferecer atendimento por chat ou pelas redes sociais. Assim, manter-se informado das demandas do público e atualizado nos serviços ofertados no Coworking. Conhecendo as demandas, você pode fazer atualizações que atendam às necessidades. É claro que as solicitações devem ser filtradas e analisadas, porque nem tudo será válido. Mesmo assim, aproveite esse momento como um feedback e aproveite as ideias que surgirão, que podem resultar em práticas inovadoras. Investir em tecnologia pode mudar a forma como a sua empresa gerencia os processos internos e, por consequência, seus clientes também serão afetados pelas mudanças. Ao agilizar a burocracia na hora da chegada, melhorar a disposição de salas ou mostruários de acordo com a real necessidade, são apenas algumas das melhorias que uma boa gestão de espaços pode proporcionar e que, invariavelmente, vão impactar o seu orçamento, reduzir custos ou ampliar os lucros. keep reading

12 maneiras para otimizar seu Coworking e atrair Start-ups

By Fernando Seiki on

abril 23, 2018

- Co-working, Otimização

Acompanhando o movimento do freelancing e das start-ups, os escritórios compartilhados já estão presentes em praticamente todo o país, com mais de 370 Coworkings abertos e em pleno funcionamento. Em vista disso, o desenvolvimento de soluções tecnológicas para otimizar seu coworking cresce a cada dia, já que a diversidade dos serviços oferecidos é um fator determinante na hora de escolher um ambiente. Um Coworking deve proporcionar espaço de trabalho com propósito de trocar ideias e colaboração profissional entre pessoas de áreas distintas. Como tudo é feito em um mesmo lugar, esse modelo é também conhecido como “escritório compartilhado“. Com uma estrutura idealizada especialmente para o trabalho independente, o coworking é uma excelente opção a todos aqueles que atuam de forma autônoma, seja como freelancer ou empreendedor iniciante. Dito isso, vamos lhe apresentar, 12 maneiras para otimizar seu Coworking. Que serão úteis para melhorar seus serviços ofertados e se tornar referência nas soluções para coworkings. Continue a leitura para saber mais.

Quais as melhores soluções para otimizar seu Coworking?

1. Serviço de recepção

Se, em instalações comuns e prédios em que funciona apenas um negócio, o serviço de recepção aos clientes já é de fundamental importância, imagine em um coworking, no qual os clientes de várias empresas são recepcionados! Portanto, oferecer um serviço de recepção com qualidade no atendimento pode ser o diferencial competitivo em um espaço de coworking. Uma boa saída seria utilizar um sistema de controle de acesso, para automatizar e digitalizar dados do fluxo de pessoas, que agiliza o acesso ao coworking e mantem a segurança dos usuários e do espaço.

2. Controle de acesso mobile

Para começar, informaremos que é possível utilizar os dispositivos móveis como uma “chave de acesso“, identificando e liberando a entrada dos usuários. Até mesmo, acessar sistemas de identificação e credenciamento de pessoas, para estabelecer restrições de acesso, inclusive acesso remoto. Além disso, essa ferramenta também possibilita o controle dos acessos, como:

bloquear ou liberar a entrada a certos locais por algum motivo específico. Isso pode ser feito de forma individual, ou seja, alguns colaboradores podem ter o acesso enquanto outros não;
monitorar quem entrou;
fiscalizar o tempo de permanência no local.

Um sistema de controle de acesso proporciona flexibilidade de hora e fornece dados para alcançar o máximo de eficiência operacional. Tanto os gestores quanto os usuários serão beneficiados, com a redução de custos e melhorias no espaço para otimizar seu Coworking.

3. Salas privativas para reuniões e evento

Salas privativas maiores podem ser oferecidas como opção para empresas que precisam acomodar um número maior de funcionários e não abrem mão da privacidade, apesar de terem optado pelo espaço compartilhado. Esse espaço é o coração de um coworking, por isso, deve ser um lugar bem decorado, arejado e espaçoso. Será ali que as empresas receberão seus clientes, colaboradores e parceiros de negócio. O ideal seria que o coworking dispusesse de duas salas para reuniões e eventos, com valores, dimensões e recursos distintos, embora, em ambas as opções, itens, como ar-condicionado, água, café expresso, móveis de bom gosto e boa infraestrutura para conectividade e audiovisual, sejam fundamentais. Esse serviço é vantajoso, pois entrega uma infraestrutura já preparada para o funcionamento pleno do negócio com preço acessível.

4. Controle de luminosidade

Para otimizar seu Coworking e reduzir os custos relacionados ao consumo de energia elétrica, uma ótima ideia consiste na instalação de um sistema que controle a luminosidade dos ambientes. Nesse sentido, a tecnologia será baseada em sensores de movimento, os quais ajustarão as luzes conforme as alterações de temperatura do local.

5. Wi-Fi eficiente

Por último, não poderíamos deixar de falar da importância de dispor uma Wi-Fi eficiente. Levando em consideração que os trabalhos realizados nos coworkings dependem da internet, é fundamental que se tenha o melhor serviço possível: deixar a desejar nesse aspecto pode fazer com que todos os outros se tornem irrelevantes.

6. Serviços de telefonia

O serviço de telefonia em coworking é mais complexo pois deverá suportar várias ligações de forma ágil e eficiente. Por isso, uma excelente infraestrutura com um PABX de primeira linha é imprescindível para o bom funcionamento desse setor.

7. Serviços de impressão

As impressoras em coworkings precisam gerar, por meio de um sistema dedicado, dados precisos sobre o uso de cada empresa, de preferência, gerando relatórios dos gastos com impressão para cada cliente. Lembre-se: Evite as impressoras à jato de tinta, pois são lentas e não darão conta do volume de impressões.

8. Automação de tarefas

Não importa o ramo de atuação de sua empresa: há sempre tarefas do “mundo offline” que podem ser automatizadas, como a reposição de estoque e a manutenção de insumos de produção. Como resultados imediatos, haverá a redução da necessidade de mão de obra, maior conforto para gestores, redução de custos, ganhos de eficiência e maior comodidade para seus clientes.

9. Software para gestão

Com essas ferramentas, você poderá automatizar processos burocráticos para se dedicar com mais atenção ao suporte à sua comunidade e como otimizar seu Coworking. Esse software irá auxiliá-lo:

na construção do banco de dados cadastrais dos clientes;
na emissão de notas fiscais para os clientes, informes de faturamento e boletos;
na impressão de contratos de locação e serviços, vendas, etc.;
na gestão financeira e de dados de contadores.

10. ERPs

Outra solução bastante interessante e que pode trazer resultados positivos é o uso de ERPs (Enterprise Resource Planning) é um sistema responsável por cuidar das operações de uma empresa, isso trará organização a seu espaço coworking e contribuirá para que se atinga o maximo de eficiência operacional possível. Para resumir, é um sistema que tem como objetivo organizar o trabalho numa empresa. Aqui, estamos falando de softwares que disponibilizam dados em tempo real, por exemplo.

11. Segurança da informação

Segurança da informação é outro aspecto imprescindível para o bom funcionamento em ambientes colaborativos. Afinal, se a privacidade e a proteção de dados da empresa (processos, produtos, propriedade intelectual, cadastros de clientes, etc.) já eram preocupações recorrentes, isso se torna ainda mais central quando objetos também estão ligados à rede. Aumenta-se a vulnerabilidade física de equipamentos, informações e meios de produção quando esses elementos estão conectados à rede e, como consequência, também podem estar sujeitos a hackers, espionagem industrial, entre outras ações não autorizadas. Por isso as empresas terão que se certificar ainda mais quanto à confiabilidade de profissionais e de produtos responsáveis pela instalação de hardware e software que sustenta a internet das coisas em seu Coworking.

12. Equipamentos de segurança

Aqui, o primeiro item a ser implantado é um sistema de câmeras de segurança que cubra todo o perímetro. Para a implementação eficiente de um sistema de monitoração em vídeo, certifique-se de não haver pontos cegos organizando sua mobília. Um sistema de controle de acesso por smartphones ou cartões inteligentes pode ser um grande diferencial no seu coworking. Essas tecnologias integram vários softwares de gestão de espaços disponíveis no mercado. Por meio deles, é possível monitorar quem entra e quem sai por meio de um sistema com banco de dados para a identificação de funcionários e visitantes. Além disso, um software de gestão de espaços conta com suporte à tecnologia mobile e possibilita o monitoramento remoto em tempo real e total controle do acesso. De qualquer modo, essas são apenas algumas das soluções de como otimizar seu Coworking. O ponto a destacar é a necessidade de estar sempre em busca de melhorias. keep reading

Coworkings Autônomos: Reduza custos e tome decisões estratégicas