Gestão de coworking: 7 maneiras como reduzir custos
abril 23, 2018
Um dos principais desafios enfrentados por administradores de Coworkings, se encontra na gestão do espaço compartilhado, de modo a encontrar o equilíbrio entre custo para manter o funcionamento e a qualidade dos serviços oferecidos. Por isso, a combinação entre economia colaborativa e tecnologia ajudará a reduzir custos e melhorar a experiência dos clientes. Os motivos para adotar soluções tecnológicas que facilitem processos de gestão são inúmeros. A oferta cada vez maior dessas tecnologias reflete uma tendência de mercado que visa a otimização. Muitas vezes, otimizar os processos internos da seu coworking pode refletir numa melhora na gestão do espaço, liberação da equipe dos processos mecânicos, maior agilidade nos processos, maior quantidade de dados coletados e processados e melhores tomadas de decisões para o negócio. Já a economia colaborativa é uma das tendências da atualidade que vem ganhando força. Muito disso é devido à tecnologia, elemento indispensável para a existência desse modelo. Permite unir demandas simultâneas de clientes e profissionais, aproximando pessoas, conectando desconhecidos com interesses e necessidades comuns, reduzindo os desperdícios. Continue lendo para conhecer formas de utilizar a economia colaborativa e a tecnologia para reduzir custos e gerir seu Coworking.
7 Maneiras para reduzir custos e melhorar a gestão no Coworking
1. Eliminação de processos manuais
Todo processo manual demanda tempo e pessoas, e ambos geram custo. Com o uso de softwares específicos, você pode reduzir o tempo gasto em determinadas atividades, alavancando a produtividade. Isto é, com o mesmo número de pessoas, é possível atender mais gente ou realizar mais tarefas no mesmo tempo. O que aumentará a produtividade do Coworking e auxiliará a reduzir os custos de operação. Por exemplo, em vez de manter o antigo processo de cadastro na recepção, que inclui, dependendo da hora e da demanda, longas filas, e pode alterar o humor do seu cliente antes mesmo de ele entrar na sua empresa, você pode adotar um
sistema inteligente de cadastramento automático que realize essa etapa antes mesmo de o cliente chegar no prédio.
2. Gestão de espaços por meio do controle de fluxo de pessoas
Com o uso de câmeras (analógicas ou IP), e de um
sistema dotado de inteligência artificial, você pode fazer a contagem de pessoas que entram e saem da sua sede, pode registrar o percurso que elas realizaram no recinto e ainda determinar o tempo médio de parada em determinados pontos geográficos. O sistema pode gerar relatórios gerenciais do fluxo de pessoas, com contagem total, por região, por data e hora, e estatísticas de preferência por zonas específicas. Se, por exemplo, deseja saber quando e onde ocorre o maior fluxo de pessoas no Coworking, esse sistema é ideal. É possível, também, verificar se corredores e acessos, por exemplo, para elevadores, estão congestionados em determinado horário, permitindo ao gestor identificar e tomar ações para lidar com este problema.
3. Observação como chave para identificar problemas
Um bom gestor sabe que é impossível ficar permanentemente de olho na sua equipe, mas um sistema de supervisão pode ajudá-lo a observar e entender como a seu coworking funciona, bem como identificar possíveis problemas que demandem soluções ágeis, como, por exemplo, realocar recursos para que os clientes tenham a estrutura necessária para realizar seus trabalhos. Através do uso de câmeras IP ou DVRs (Digital Video Recorders) conectados à internet, as imagens de todos os espaços físicos da empresa podem, além de gravadas, serem acessadas a qualquer hora e de qualquer lugar, através de um software de supervisão no seu smartphone ou notebook.
4. Elabore estratégias para aumentar a confiança entre os usuários
Em Coworkings, indivíduos que não necessariamente se conhecem podem compartilham serviços e ativos, por meio do pagamento de uma taxa para uso do espaço e sua infraestrutura. Para que essa relação se estabeleça, é fundamental que as partes confiem no processo. Essa questão surgiu com ainda mais relevância em 2016, quando os serviços que fazem parte do modelo de economia compartilhada passaram a adotar estratégias para aumentar a confiança. Exemplificando: o Uber exibe informações do motorista no aplicativo como número da placa, avaliação de outros usuários, foto e nome. Isso garante uma segurança a mais para quem está solicitando o serviço. É o conceito de confiança distribuída. Você pode adotar a mesma estratégia ou utilizar esquemas de senhas, autorização para compartilhamento de arquivos, etc.
5. Use ferramentas para gerenciar ativos e locais
Alguns serviços de economia compartilhada permitem gerenciar ativos e locais de forma mais simples, acabando com o problema de estarem distribuídos em regiões distintas. O AirBnb trabalha isso em sua essência, pois possibilita que pessoas em diferentes lugares do mundo coloquem suas residências à disposição para outros que desejam viajar. Em seu coworking, você pode adotar outros recursos. Por exemplo: disponibilizar um espaço na plataforma para que alguns serviços sejam realizados. Assim, uma pessoa pode disponibilizar seu serviço e em troca receber outro para sua empresa, conectando as empresas dentro da sua rede de coworkings. Outra facilidade é a possibilidade de participar de reuniões com remotamente ou atuar a distância, executando diversos tipos de trabalho.
6. Busque alternativas para reduzir os custos
Quem trabalha nesse modelo de economia deve buscar alternativas para reduzir os custos. Isso pode acontecer de diversas maneiras. Duas possibilidades são o acesso a diferentes plataformas e a realização de parcerias. Nos dois casos, a ideia é, por exemplo, não criar sua própria plataforma, mas utilizar as existentes. Se o foco para você não for a plataforma, a parceria pode ser relativa a outro recurso. Isso depende da sua necessidade e demanda. Um exemplo disso é a empresa americana que gerencia pedidos de delivery ChowNow. Optando por não criar uma plataforma própria, mas fazer uma parceria com o Uber para realizar entregas. Isso foi lucrativo para as duas partes e um meio de reduzir custos.
7. Ofereça atualização frequente para atender as demandas do público
Uma forma de manter o interesse dos usuários é atualizar seu Coworking conforme as demandas do público. É possível adotar formulários online, com espaço específico para feedback ou até oferecer atendimento por chat ou pelas redes sociais. Assim, manter-se informado das demandas do público e atualizado nos serviços ofertados no Coworking. Conhecendo as demandas, você pode fazer atualizações que atendam às necessidades. É claro que as solicitações devem ser filtradas e analisadas, porque nem tudo será válido. Mesmo assim, aproveite esse momento como um feedback e aproveite as ideias que surgirão, que podem resultar em práticas inovadoras. Investir em tecnologia pode mudar a forma como a sua empresa gerencia os processos internos e, por consequência, seus clientes também serão afetados pelas mudanças. Ao agilizar a burocracia na hora da chegada, melhorar a disposição de salas ou mostruários de acordo com a real necessidade, são apenas algumas das melhorias que uma boa gestão de espaços pode proporcionar e que, invariavelmente, vão impactar o seu orçamento, reduzir custos ou ampliar os lucros.
Percebeu como a gestão de espaços pode ser aprimorada e reduzir custos com o uso da tecnologia?. Então assine a nossa
newsletter agora mesmo e receba os melhores conteúdos diretamente em seu e-mail! Ou entre em
contato conosco para podemos ajudá-lo a colocar algum desses processos em prática!
