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Gestão de reservas para escritórios com trabalho híbrido
O modelo de trabalho híbrido oferece uma experiência positiva ao funcionário e ganhos de produtividade, mas, para isso, é preciso que as empresas se adaptem e criem ambientes onde a sinergia, autonomia e trabalho em equipe aflorem. Nesse sentido, a gestão de reservas de mesas e o controle de acesso são tecnologias fundamentais.
A ideia de criar um local de trabalho híbrido é o futuro de como as organizações funcionarão a longo prazo. Cerca de 57% das empresas brasileiras já têm adotado o esquema alternado entre casa e escritório, o que deve permanecer. É o que aponta o Índice de Confiança Robert Half, divulgado em junho desse ano.
O que é trabalho híbrido?
Um local de trabalho híbrido ou o modelo de local de trabalho híbrido é um arranjo em que os funcionários vão ao escritório ocasionalmente e concluem o resto da tarefa trabalhando em casa, dependendo da:– conveniência de cada um;
– necessidade de trabalhos em equipe;
– necessidade de lugares formais para melhor produtividade;
– demanda de reuniões presenciais.
Quais as tendências para os escritórios em trabalho híbrido?
As empresas estão adaptando seus escritórios para permitir que o trabalho híbrido se torne mais produtivo tanto para empresa como para seus funcionários. As tendências, a depender do tamanho de cada empresa, são:– escritórios menores, já que sempre haverá uma boa parte dos funcionários trabalhando em casa;
– escritórios mais espalhados pela cidade, ao invés de um grande escritório central, facilitando o acesso dos funcionários;
– espaços compartilhados maiores nos escritórios, de forma que as equipes possam trabalhar em conjunto e facilitar a troca de informação;
– uso de coworkings e espaços compartilhados;
– escritórios autônomos mas seguros, onde os funcionários possam decidir quando, o quê e como usar.
Quais as tecnologias para permitir isso?
Para que as empresas possam transformar seus escritórios e permitir escritórios adaptados ao trabalho híbrido, duas tecnologias são fundamentais:– Aplicativos de gestão de reservas de mesas e salas de reunião;
– Sistema de controle de acesso moderno e seguro.
Os sistemas de gestão de reservas permitem aos funcionários reservarem mesas de trabalho apenas nos horários e dias que desejarem. Isso aumenta a autonomia e incentiva as equipes que querem trabalhar juntas a reservarem mesas próximas em horários pré-definidos. Uma funcionalidade muito legal nesse tipo de sistema é a possibilidade de ver o mapa de mesas para que as equipes consigam escolher as mesas mais próximas.
Ao chegar na mesa, o funcionário faz o check-in lendo o QR-code que se encontra na mesa reservada. Dessa forma, ele garante que a mesa não seja disponibilizada novamente para reserva por falta de uso.
Para os administradores do escritório, o sistema permite que sejam extraídos diversos tipos de relatórios de gerenciamento como:
– ocupação dos diferentes espaços por agrupamento ou unidade a unidade;
– mapa de calor, com o percentual de ocupação nos respectivos dias da semana e horário;
– lista dos funcionários que mais cancelam reservas;
– lista dos funcionários que tiveram mais não comparecimentos, ou seja, não realizaram check-in e as reservas foram automaticamente canceladas.
– relatórios de número de reservas ativas, canceladas, com check-in realizado, etc num período pré-determinado.
Além disso, como a empresa define o número de mesas disponíveis para reservas e precisa evitar uma super lotação do espaço, a integração do sistema de gerenciamento de reservas com o sistema de controle de acesso garante que apenas os funcionários que tenham reservas consigam acessar o escritório.
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