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Integração de sistemas e seus benefícios
Sua empresa provavelmente usa diversas soluções tecnológicas para áreas como controle de acesso, controle de funcionários, atendimento ao cliente e pagamentos. Mas, com tantos sistemas necessários para fazer o trabalho fluir da melhor maneira, é possível que exista um descompasso entre as equipes e setores internos, por não haver a comunicação entre esses sistemas. É aí que entra a necessidade da integração de sistemas!
Neste post, você vai aprender um pouco mais sobre integração de sistemas, seus benefícios e como melhorar ainda mais os resultados da sua empresa.
O que é integração de sistemas?
A integração dos sistemas é a união de distintos sistemas e softwares que a sua empresa já usa, seja para gestão de estoque, controle de acesso, pagamentos, atendimento ao cliente, etc, de uma maneira automatizada, centralizando dados que irão circular de maneira mais rápida e eficiente entre os setores.
Colocando a integração dos sistemas em prática, uma equipe da sua empresa vai inserir informações em um determinado software e imediatamente ela poderá estar disponível para outro setor, que também necessite daquele dado.
Com a necessidade de ter as informações disponíveis de maneira prática e instantânea, de preferência em meios digitais, a procura por soluções tecnológicas para problemas diversos cresceu. Mas a utilização deles de maneira separada, sem que haja uma conexão, pode trazer prejuízos e retrabalho para a sua empresa e colaboradores.
Os principais benefícios da integração de sistemas
1 – Maior integração entre os setores
Um dos principais benefícios da integração de sistemas é a consequente integração maior entre setores distintos.
Sem a conexão de sistemas diferentes, informações valiosas para um setor poderiam ser perdidas ou não entregues, por conta das demandas do dia a dia.
A integração dos sistemas auxilia a uma maior interação entre os setores e faz com que eles consigam atender melhor às demandas dos consumidores. Os setores passam a ter um alinhamento cada vez mais estratégico e eficaz e o fluxo de trabalho se torna mais unificado.
Um exemplo disso é no ‘onboarding’ de um novo funcionário, onde o setor de RH insere o usuário no ERP e ele passa a ter acesso a todos os documentos e pastas referentes a sua função, sem precisar envolver o setor de TI.
2 – Aumentar a produtividade das equipes
Outra consequência, que se dá também pela melhor interação entre os times, é o aumento da produtividade da sua empresa como um todo.
Por meio da integração dos sistemas, eliminam-se os gargalos da comunicação. Agora, a sua equipe terá mais tempo de se dedicar às outras funções, pois haverá um sistema interligando todos os dados e pendências.
Evita-se o retrabalho também, já que não há necessidade de colocar a mesma informação em sistemas distintos. Isso evita também possíveis falhas, como por exemplo, alguém esquecer de colocar uma informação valiosa em um sistema porque já colocou em outro.
3 – Diminuir a quantidade de erros
O número de erros cai drasticamente, pois o sistema central irá compartilhar todos os dados necessários para concluir processos.
Eliminam-se as informações que seriam duplicadas e conflitantes entre si e fica mais fácil da sua equipe perceber quais são as corretas.
4 – Reduzir custos e otimizar processos
O aumento da produtividade dos colaboradores, a diminuição dos erros e a maior integração das equipes traz como consequência a redução dos custos para a sua empresa.
Diminuindo o tempo dos funcionários com o trabalho mecânico e repetitivo, que pode ser realizado por softwares, faz com que sobre mais tempo para as suas equipes focarem em planejamento e avaliação dos processos.
Com isso, é possível melhorar os processos em andamento e, consequentemente, as suas vendas.
Controle de acesso físico e integração a outros sistemas
Normalmente os sistemas de controle de acesso físico não possuem integração a outros sistemas e, isso ocorre, pois grande parte dos sistemas de controle de acesso são antigos, não tem esse tipo de preocupação ou a forma de integração que possuem exigem muito esforço.
O sistema de controle de acesso da Magikey permite uma integração de maneira rápida e fácil, usando a forma mais moderna e também a mais utilizada atualmente: API. A sigla API significa “application programming interface”, ou seja, interface de programação de aplicações.
A solução por API apresenta um ótimo desempenho na comunicação entre os sistemas integrados, velocidade e troca de informações importantes. Isso acontece porque a API permite que as informações circulem de um software para o outro em tempo real, ou seja, ela funciona como uma ponte, conectando as aplicações.
Isso torna o processo de busca entre os sistemas muito mais fácil. Essa solução também permite criptografar os dados gerados, o que ajuda muito na segurança dos seus sistemas. Os dados que a sua empresa possui são extremamente sensíveis e os seus clientes estão confiando no seu negócio para lidar com eles. Por isso, todo cuidado é pouco.
Exemplos de integração em nossos clientes
Integração com Google Workspace – em um dos nossos clientes, foi feita uma integração para automação das inclusões e deleções dos funcionários. Dessa forma, sempre que um funcionário é admitido ele é cadastrado apenas no Google Workspace que, por sua vez, usa a integração para criar o usuário no Magikey. Quando o usuário é dispensado, ele é removido apenas do Google Workspace, que deleta o usuário do Magikey, tirando todos os acessos.
Integração com PMS (Property Manager System) – no mercado de hotelaria temos integração do sistema Magikey com softwares de PMS que é o software responsável pela gestão da propriedade. Dessa forma, sempre que uma reserva é feita no PMS e o hóspede realiza o check-in, o acesso desse hóspede é garantido no sistema Magikey no período da reserva tanto à propriedade quanto ao quarto reservado. Tudo de forma automática pela API! O sistema Magikey permite que ele entre usando uma senha ou o próprio smartphone, sem passar pela recepção.
Integração com ERP de coworkings – no mercado de coworkings, temos integrações com softwares ERP, responsáveis pelo gerenciamento dos mesmos. Nesse caso, todo fluxo de inclusão, exclusão, bloqueio por falta de pagamento, reserva de salas etc é feita de forma automática pela integração. Dessa forma, garantimos uma experiência boa para o cliente do coworking e diminuímos custos e erros por parte do coworking.
A Magikey tem uma solução completa de controle de acesso moderno e de fácil integração. Entre em contato conosco e descubra mais como nosso sistema pode te ajudar!
